Rollen im Task Management
Während wir auf unsere Ziele hinarbeiten, schlüpfen wir abwechselnd in jeweils eine von drei verschiedenen Rollen. Damit wir mit unseren Themen vorankommen, müssen wir in jeder dieser Rollen arbeiten und – in diesen Rollen – gut mit uns selbst zusammenarbeiten. Dieses gute Zusammenarbeiten bedeutet vor allem, Informationen – meist schriftlich – effektiv von einer Rolle zur nächsten (also von uns an uns) weiterzugeben.
Danke Gina!
Welche Rollen sind das also? Die ersten beiden hat Tech-Bloggerin Gina Trapani in ihrem Buch beschrieben, und mich damit überhaupt auf dieses Thema gebracht.
At any point during the workday, you are in one of two modes: thinking mode (that’s you with the Boss hat on) and action mode (that’s you with the Personal Assistant hat on). When a project or task comes up, the steps you need to take start to form in your mind. Now you’re in thinking/Boss mode — the guy/gal who gives the orders. Your to-do list is a collection of those orders, which your Assistant personality will later pick up and do. When you’re wearing your Boss hat, it’s up to you to write down the instructions in such a way that your Assistant self can just do them without having to think — or stress. Taking the thinking out of the acting is one of the best ways to make your to-do list a cinch to finish off.
Gina Trapani, Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better (Wiley, 2008), Kapitel 3, “Hack 22: Make Your To-Do List Doable” (Seite 80). Derselbe Text ist auch online verfügbar, https://lifehacker.com/how-to-make-your-to-do-list-doable-270404, ganz am Anfang unter „You are the boss of you”.
Wir sind also, wenn wir unsere Ziele verfolgen, nicht immer derselbe. Sondern haben – so schreibt sie – manchmal den Boss-Hut auf, und manchmal den Hut des Persönlichen Assistenten. Je nach Hut haben wir einen anderen Fokus, und tragen auf andere Weise zum Erreichen unserer Ziele bei. Das ist, so denke ich, ein wirkungsvolles Rahmenkonzept für alle, die es mit Personal Productivity ernst meinen.
Gefunden auf pexels.com – Foto von Andrea Piacquadio
Da fehlt noch was
Als ich ihren Ansatz vor Jahren zum ersten Mal entdeckte, war ich sofort begeistert. Bis heute greife ich, wenn ich mit Kollegen oder Freunden über Personal Productivity spreche, immer wieder auf ihre Metapher der „verschiedenen Hüte“ zurück. Sie ist einfach, praktisch und fundamental.
Allerdings habe ich mit der Zeit erkannt, dass für mich ein Drei-Rollen-Modell noch besser funktioniert. Vielleicht habe ich Trapanis „Boss“ einfach in zwei unterschiedliche Funktionen aufgeteilt. Oder tatsächlich eine neue, eigene Ebene hinzugefügt. Wie auch immer, hier ist mein Modell:
Der Arbeiter (Trapanis Assistent) erledigt die Aufgaben. Er ist erfolgreich, wenn er alle für ihn geplanten Arbeiten rechtzeitig und gut genug erledigt. Er braucht dafür alle Informationen zu Hand, eine störungsfreie, gut ausgestattete Umgebung – und Zeit.
Der General (Trapanis Boss) versteht die zu erledigenden Aufgaben, teilt oder kombiniert sie, ordnet sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, plant bestimmte zur Erledigung ein – und andere noch nicht. Er sorgt für Klarheit auf Seiten des Arbeiters, was gelegentlich so weit gehen kann, dass der General ein wenig arbeitet, um die Arbeit des Arbeiters vorzubereiten. Der General ist erfolgreich, wenn er eine übersichtliche, umsetzbare Liste schafft – und die Gewissheit, dass der Arbeiter seine Zeit für die richtigen Dinge einsetzen wird. Ganz so, als ob dieser eine andere Person wäre.
Der Visionär blickt über die Aufgaben hinaus auf das große Ganze. Was möchte ich erreichen, wer möchte ich werden, und wofür arbeite ich also? Der Visionär ist derjenige – und der Einzige – der etwas will. Diese Rolle erfordert Ruhe, Raum, frühe Morgenstunden, Fernsicht und Kaffee. Der Visionär ist erfolgreich, wenn ein Wille entsteht. Zudem Klarheit und Perspektive – und wenn er die vor ihm liegenden Ziele nicht nur denken, sondern auch sehen und spüren kann.
Nicht aus der Rolle fallen
Der Visionär sollte es schaffen, auf seiner Ebene zu bleiben und sich nicht von Überlegungen zu Machbarkeit, konkreten Schritten, Zeitplan und Konflikten abbringen zu lassen – das kann er bei einer anderen Gelegenheit tun, in einer anderen Rolle: als General.
Der General sollte sich keine Gedanken darüber machen, wie einzelne Arbeitsschritte genau ausgeführt werden sollen, oder ob er dazu Lust haben wird oder nicht – und sich schon gar nicht dazu hinreißen lassen, etwas „schon mal schnell zu erledigen“. Auf der anderen Seite sieht er davon ab, weitere Ziele zu fassen – oder jene zu hinterfragen, die der Visionär zuvor gefasst hat.
Der Arbeiter sollte sich an den für ihn erstellten Plan halten. Also keine Entscheidungen (Arbeitsanweisungen) des Generals revidieren, indem er bestimmte Arbeiten später oder gar nicht erledigt. Diese Beschränkung kann auch eine Erleichterung sein!
Den Zielen treu, gegen den Flow
Hattest du schon einmal ein kompliziertes Gespräch mit einem Handwerker, oder einen wichtigen Arzttermin, vor dir und hast dir vorgenommen, diese drei Fragen jedenfalls zu stellen und eine valide Antwort mit nach Hause zu nehmen? Erinnerst du dich daran, wie schwierig – und unnatürlich – es war, in der Dynamik des Gesprächs, das aufgrund des Gegenübers vielleicht in eine ganz andere Richtung gelaufen ist, dennoch auf deinen Fragen zu beharren, und Antworten einzufordern?
Wenn du das bereits erlebt hast, dann warst du, als du dir das Stellen der Fragen vorgenommen hast, der General (oder, wie Trapani sagen würde, der Boss). Und du warst der Arbeiter (Assistent), als du das Gespräch mit dem Handwerker oder dem Arzt geführt – einschließlich aller Versuchungen, vom Plan (also den Fragen) abzuweichen, Zugeständnisse zu machen, dich mit weniger zufrieden zu geben, weil das Gespräch einfach in eine andere Richtung lief. Ich hoffe, du bist standhaft geblieben!
Gute Ideen, die wirklich umgesetzt werden
Wenn wir
- alle beschriebenen Rollen in uns selbst etablieren, und
- in diesen Rollen nahtlos und effektiv zusammenarbeiten können,
dann geschieht etwas Wunderbares: Was der Mensch in Momenten der Klarheit sieht, wird (etwas später) tatsächlich umgesetzt. Und umgekehrt zahlt ein größerer Teil der Arbeit, die wir im Alltag leisten, in jene Ziele, die wir in Momenten der Klarheit als wichtig und wertvoll erkannt haben – und die uns voranbringen.